Электронный документооборот (ЭДО) активно внедряется в бизнес-процессы, и одним из ключевых элементов является использование электронной подписи (ЭП). В этой статье рассмотрим, как правильно подписывать документы электронной подписью.
Содержание
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи, который позволяет подтвердить авторство и целостность электронного документа. Она бывает трех видов:
- Простая ЭП — подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом, но не гарантирует неизменность документа.
- Усиленная неквалифицированная ЭП — создается с использованием криптографических средств и подтверждает отсутствие изменений в документе после подписания.
- Усиленная квалифицированная ЭП — аналогична неквалифицированной, но выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами и имеет юридическую силу, равную собственноручной подписи.
Как подписать документ электронной подписью?
Процесс подписания зависит от типа документа и используемого программного обеспечения. Рассмотрим основные шаги.
Получение электронной подписи
Перед подписанием необходимо:
- Выбрать удостоверяющий центр (для квалифицированной ЭП — только аккредитованный).
- Подать заявку и предоставить необходимые документы.
- Получить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ), например, КриптоПро или ViPNet.
Установка необходимого ПО
Для работы с ЭП потребуется:
- Криптографическое ПО (например, КриптоПро CSP).
- Плагины или программы для подписания документов (например, КриптоАРМ, SignEdit).
- Сертификат ЭП, установленный в хранилище сертификатов.
Подписание документа
Рассмотрим процесс на примере подписания PDF-документа с помощью КриптоАРМ:
- Откройте документ в программе КриптоАРМ.
- Выберите пункт меню "Подписать".
- Укажите сертификат ЭП из хранилища.
- Выберите параметры подписи (отсоединенная или присоединенная).
- Нажмите "Готово" и сохраните подписанный файл.
Проверка подписи
После подписания важно убедиться, что подпись действительна:
- Откройте документ в поддерживающем программе (Adobe Reader, КриптоАРМ).
- Проверьте статус подписи (валидная/невалидная).
- Убедитесь, что сертификат не отозван и срок его действия не истек.
Особенности подписания в различных форматах
| Формат документа | Рекомендуемое ПО | Тип подписи |
| Adobe Acrobat, КриптоАРМ | Встроенная или отсоединенная | |
| Word, Excel | Microsoft Office, КриптоППРО Office Signature | Встроенная |
| XML | КриптоАРМ, специализированные СЭД | Отсоединенная |
Заключение
Использование электронной подписи упрощает документооборот и придает документам юридическую силу. Важно правильно выбирать тип подписи, использовать надежное ПО и соблюдать процедуру подписания. При работе с квалифицированной ЭП документы признаются равнозначными бумажным аналогам с собственноручной подписью.
